常德市电子公文归档管理规范

1  范围

本规范规定了常德市电子公文归档管理的一般技术要求，包括归档流程、归档信息包组织、归档格式等要求。

本规范适用于常德市各级党政机关电子公文的归档管理，其他机关和企事业单位电子公文归档可参照执行。

2  规范引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894-2016  电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T 39362-2020  党政机关电子公文归档技术规范

DA/T 22-2015  归档文件整理规则

DA/T 70-2018  文书类电子档案检测一般要求

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1 电子公文  electronic official document

以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。

3.2 电子档案  electronic record

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子公文。

3.3 归档  archiving

将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。

3.4 内容数据  content data

电子公文或电子档案中包含的数字对象。

3.5 元数据  metadata

描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

3.6 归档信息包  Archiving Submission Information Package

电子公文形成或办理部门在归档时按照要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信息包。

3.7 协同办公平台  collaborative office automation platform

多家党政机关共同使用，协同办公的办公自动化系统。

4 归档流程要求

4.1  总体流程

电子公文归档流程从电子公文办结开始，到档案部门接收归档信息包结束。电子公文归档流程见图1：

图1  电子公文归档流程示例

4.2  流程说明

4.2.1 文件采集

电子公文流转办理结束后，根据归档范围（见附录A）要求自动将协同办公平台中办结的电子公文内容数据和元数据进行采集，并符合以下要求：

a) 采集的元数据应符合《常德市电子档案元数据规范》的规定；元数据采集以计算机自动采集为主，无法自动采集的元数据可采用人工录入；

b) 采集的电子公文内容数据应符合第6章的规定；对于不符合归档格式要求的电子公文内容数据应进行格式转换。

4.2.2 整理组件

按照 DA/T 22—2015及文件整理相关规定对电子公文开展整理工作。文件整理的步骤如下：

a) 组件：电子公文一般以件为单位进行整理，存放至归档文件夹中，件内文件的构成以及件内文件排序应符合 DA/T22—2015的要求；

b) 编号：对完成组件的电子公文，按照DA/T22—2015的要求编制档号。

4.2.3 封装固化

按照归档信息包结构（见第5章）要求对整理完毕的电子公文进行封装，形成归档信息包。并使用数字签名、数字摘要、时间戳等技术手段，对归档信息包进行固化。生成的固化信息可单独保存，并建立与归档信息包的关联。

4.2.4 归档检测

通过专业检测工具或系统集成的检测功能，按照四性检测方案对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记录检测时间、检测结果等信息。

4.2.5 提交归档

电子公文提交归档过程中，业务部门应清点、核实电子公文的保管期限、数量等信息，并根据清点和检测结果登记《电子文件归档登记表》，形成归档目录清单。业务部门应将归档信息包连同《电子文件归档登记表》一起向档案部门提交归档。《电子文件归档登记表》和《归档目录清单》见附录B。

4.2.6 接收检测

档案部门按照DA/T 70-2018的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记录检测时间、检测结果等信息，对于不符合要求的归档信息包予以退回，并注明退回原因。

4.2.7 接收入库

档案部门接收归档信息包时，应清点、核实电子公文的保管期限、数量等信息，根据清点和检测结果登记《电子文件归档登记表》，接收符合要求的归档信息包，完成电子公文归档工作。

5 归档信息包组织

归档信息包结构

归档信息包中一般包含同一批次归档的多份归档电子公文，电子公文以DA/T 22-2015规定的分类方式为依据进行组织。以采用年度—保管期限—机构（问题）三级分类方式为例，归档信息包结构示例见图2。

图2  归档信息包结构示例

5.2  结构说明

5.2.1 说明文件

说明文件命名为“说明文件.XML”，存放信息包的元数据信息，包括信息包标识、信息包类型、创建者、创建时间、创建环境、存储位置、信息包说明等，XML文件的编码格式为utf-8。说明文件元数据信息见表1。

表1  说明文件元数据

5.2.2 归档目录

归档目录命名为“归档目录.XML”，存放归档信息包中所有归档的电子公文的目录信息，每条归档目录与每件电子档案相对应，电子档案归档目录应至少包括档号、文件编号、文件题名、责任者、形成日期、密级、电子全文数等信息，XML文件的编码格式为utf-8。归档目录元数据信息见表2。

表2  归档目录元数据

5.2.3 电子档案文件夹

电子公文按件整理，每件电子档案设置一个电子档案文件夹。电子档案文件夹一般以档号命名（例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”），存放电子档案内容数据及电子档案元数据。

电子档案内容数据包括文件处理单、公文主体（包含正本、定稿及历次修改稿）及其他附属文件。电子档案内容数据按照“档号”+“-”+“XX”（XX指两位件内顺序号）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。

电子档案元数据以XML文件方式存放，描述此件电子档案的内容、背景、结构及其管理过程信息，XML文件的编码格式为utf-8。

电子档案元数据参照《常德市电子档案元数据规范》。

6 归档格式要求

根据构成电子公文内容数据的数字对象类型的不同可将电子公文分成文件处理单、公文主体、其他附属文件三个部分，电子公文各组成部分的归档格式要求见表4。

表4 电子公文归档格式要求

附录 A
（资料性附录）
常德市协同办公平台电子公文归档范围和保管期限表

常德市协同办公平台电子公文归档范围和保管期限表见表A.1。

表A.1 协同办公平台电子公文归档范围和保管期限表