常德市电子档案管理办法

第一章  总 则

第一条  为规范常德市电子公文归档和电子档案管理，提升常德市电子档案管理水平，推进常德市档案工作一体化高质量发展，根据《党政机关电子公文处理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子文件归档和电子档案管理规范》等规定，结合常德市档案工作实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于常德市党政机关开展电子公文归档和电子档案管理工作。

第三条  本办法所称电子公文是指以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。

本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。

第四条  电子公文归档和电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。

第五条  电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。

符合法律法规和本办法的电子档案与纸质档案具有同等法律效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第六条  各级党委、政府办公厅（室）负责本地区电子档案管理的统筹规划、组织协调和监督检查；各级信息化行政管理部门应当将电子档案管理纳入电子政务发展规划；各级财政部门应当为电子档案管理提供资金保障。

 各党政机关应当做好电子公文归档与电子档案管理工作，建立协调制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施，确保协同办公平台形成的电子公文及时归档和科学管理，确保进馆范围的电子档案按时移交。

各党政机关文秘和业务部门负责电子公文的收集、处理和归档工作；各党政机关档案部门负责电子档案的管理和提供利用，以及将进馆范围的电子档案定期向同级国家综合档案馆移交；各党政机关信息化部门负责依据相关标准建设和完善协同办公平台的电子公文归档功能，做好协同办公平台与电子档案管理系统的对接。

第七条  各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子公文归档和电子档案管理工作进行监督和指导，负责提出协同办公平台电子公文归档功能需求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训。各级国家综合档案馆负责电子档案接收和电子档案管理。

第二章  电子公文归档

第八条  各党政机关应按照常德市协同办公平台归档范围要求及时将办结的电子公文提交归档。电子公文归档应保障其真实性、完整性、可用性和安全性，归档前由党政机关电子公文办理部门负责，归档后由党政机关档案部门负责。

第九条  各党政机关应当齐全、完整地收集电子公文及其组件。发文应包含以下组成要素：包含拟制信息的正式签发稿、版式文件、拟办单、元数据、相关附件等。收文应包含以下组成要素：电子收文件（或纸质收文的数字化扫描件）、承办单、元数据、相关附件等。

加盖有电子印章的电子公文,在归档时应去除电子印章的数字签名信息,只保留印章图形;没有配备电子印章的发文单位,可以暂用盖章纸质发文的数字化扫描件代替。

第十条  电子公文归档时应完整采集电子公文元数据信息，包括电子公文背景信息元数据、办理过程元数据和电子属性元数据。

第十一条  电子公文归档时应按照《归档文件整理规则》的要求，以件为单位进行整理。电子公文整理应保持电子公文内在联系，建立电子公文与元数据的关联；电子公文的保管期限分为永久、定期 30 年和定期 10 年。

第十二条  归档的电子公文应采用符合国家规定的、适 合长期保存的文件存储格式。非通用格式电子公文应在归档前转换为通用格式。版式文件应采用OFD格式归档。

第十三条  电子公文应在收文办理或发文办理完毕后实时或定期归档,定期归档应在第二年6月底前完成，推荐采用实时归档方式。

第十四条  除法律法规或国家另有规定外,在确保归档后的电子公文规范、可靠、安全的前提下,同时具备以下基本条件的电子公文视为符合电子档案管理要求，可以仅以电子形式归档保存:

（一）电子公文及其组成要素通过可信电子公文系统生成,来源可靠、流程规范、传输安全。

（二）电子公文及其组成要素符合《党政机关电子公文处理工作办法》规定的基本规范要求。对于正式制发的规范性文件，已采取加盖可靠电子印章等验证其可靠来源的技术手段。

（三）电子公文预归档模块符合《党政机关电子公文归档技术规范》（GB/T 39362-2020）的要求,归档程序规范、有记录、可追溯。

（四）各党政机关已建成并使用电子档案管理系统,具备电子档案接收、整理、保存、利用、统计等基本功能,并已通过系统测试或第三方安全评估。

第三章  电子档案移交与接收

第十五条  各级国家综合档案馆应当制定电子档案年度接收计划，确保电子档案的移交、接收工作有序进行。

第十六条  电子档案移交的流程包括数据组织、数据检验和数据移交等，可基于电子档案管理系统来实现。

第十七条  移交单位应当对需要移交的电子档案进行组织，生成符合要求的电子档案移交数据存储结构。

第十八条  移交单位可以在线移交电子档案，也可以离线移交电子档案。

第十九条  移交单位应当将已移交的电子档案在本单位保存至少5年。

第二十条  国家综合档案馆通过电子档案管理系统完成电子档案数据的检验、接收、迁移、转换、存储等工作。

第二十一条 国家综合档案馆应当对接收的电子档案进行妥善保存。属于各级国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。将电子档案移交接收过程形成的交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。

第二十二条  国家综合档案馆应当对离线接收的电子档案光盘载体保存5年以上，并按照《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38-2021）的要求进行管理。

第四章  电子档案保管

第二十三条 各党政机关档案部门和各级国家综合档案馆应当根据自身保管的电子档案数据量和不同的保管要求，配备电子档案保管的设施设备；配备与电子管理系统相适应、满足电子档案长期保存需要的系统硬件、基础软件和存储备份设备及防火墙、杀毒软件等安全设施。

第二十四条 各党政机关档案部门和各级国家综合档案馆应按照国家主管部门有关要求建立电子档案安全防护体系，执行严格的安全管理制度。

第二十五条 各党政机关档案部门和各级国家综合档案馆应当建立电子档案备份制度，对电子档案实施在线备份和离线备份，离线备份数据至少二套，一套封存保管，一套同城备份。各级国家综合档案馆重要电子档案应当实现3-2-1的异地、异质备份机制，至少保存3套数据，至少保存到2种不同介质上，至少1套数据离线异地保存。

第二十六条 电子档案运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时，应当及时组织数据迁移、转换。

第二十七条 电子档案的销毁应当执行国家有关档案销毁的规定，并采用技术手段确保彻底销毁。

第五章  电子档案利用

第二十八条 电子档案提供利用应严格遵守国家相关保密规定。

第二十九条 各党政机关和各级国家综合档案馆应当配备电子档案利用的软硬件设备，建立健全相关制度，采取有效措施保证电子档案面对不同用户得到方便快捷的利用。

第三十条 各级国家综合档案馆应当对馆藏电子档案进行审查和鉴定，依托互联网、政务网、局域网面向不同用户提供电子档案利用。电子档案利用应实行严格的权限控制，利用应在权限范围内检索、浏览、复制、下载电子档案。

第三十一条 各党政机关应当配合国家综合档案馆对已满开放时限的档案进行开放审核，确保电子档案安全利用。

第六章  奖励与惩处

第三十二条 各级档案行政管理部门应当加强电子档案管理的检查与考核，对在电子档案管理工作中取得突出成绩的单位或者个人，应当按规定给予表彰或者奖励。

第三十三条 各党政机关在电子档案管理工作中，有下列情形之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期整改；情节严重的，由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他责任人员按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按照规定归档电子公文和移交、接收电子档案的；

（二）电子公文与电子档案管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的；

（三）擅自提供、复制、公布、销毁、出卖电子档案的；

（四）损毁、丢失、篡改、伪造电子档案，以及玩忽职守造成电子档案损失的。

有前款（三）、（四）项情形且涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事责任。

第七章 附则

第三十四条 本办法由中共常德市委办公室负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起施行。