4.常德市电子档案元数据规范(试行)
常德市电子档案元数据规范
1 范围
本规范规定了常德市电子公文归档的元数据要求。
本规范适用于常德市党政机关开展电子公文归档工作,亦可作为预归档功能模块开发中数据库结构设计的参考。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 33480—2016 党政机关电子公文元数据规范
GB/T 39362-2020 党政机关电子公文归档技术规范
DA/T 1-2000 档案工作基本术语
DA/T 18-1999 档案著录规则
3 术语与定义
3.1 电子公文
反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。
3.2 归档
将具有保存价值且办理完毕的电子公文及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
3.3 元数据
描述电子公文或电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。
4 电子档案元数据要求
电子档案元数据要求见表1。
表1 电子档案元数据
序号 | 元素名称 | 英文名称 | 约束性 | 元素类型 | 数据类型 |
1 | 公文标识 | document identifier | 必选 | 简单型 | 字符型 |
2 | 文种 | document type | 可选 | 简单型 | 字符型 |
3 | 份号 | serial number of copies | 可选 | 简单型 | 字符型 |
4 | 密级和 保密期限 | security classification and duration | 简单型 | 字符型 | |
5 | 紧急程度 | emergency degree | 可选 | 简单型 | 字符型 |
6 | 发文机关标志 | identification of document issuer | 简单型 | 字符型 | |
7 | 发文字号 | issued number of document | 可选 | 简单型 | 字符型 |
8 | 签发人 | signer | 可选 | 简单型 | 字符型 |
9 | 标题 | document title | 必选 | 简单型 | 字符型 |
10 | 主送机关 | main receiver department | 可选 | 简单型 | 字符型 |
11 | 附件说明 | attachment | 可选 | 简单型 | 字符型 |
12 | 发文机关或签发人署名 | signature of document issuing agency | 可选 | 简单型 | 字符型 |
13 | 成文日期 | issued date of document | 必选 | 简单型 | 日期型 |
14 | 附注 | annotation | 可选 | 简单型 | 字符型 |
15 | 抄送机关 | copy to department | 可选 | 简单型 | 字符型 |
16 | 印发机关 | printing and sending department | 可选 | 简单型 | 字符型 |
17 | 印发日期 | printing date | 可选 | 简单型 | 日期型 |
18 | 发布层次 | release level | 可选 | 简单型 | 字符型 |
19 | 档号 | archival code | 必选 | 复合型 | 字符型 |
20 | 全宗号 | fonds identifier | 可选 | 简单型 | 字符型 |
21 | 年度 | year | 必选 | 简单型 | 数值型 |
22 | 保管期限 | retention period | 必选 | 简单型 | 字符型 |
23 | 机构或问题 | organizational structure or function | 必选 | 简单型 | 字符型 |
24 | 件号 | item number | 必选 | 简单型 | 字符型 |
25 | 电子全文数 | total number of files | 必选 | 简单型 | 数值型 |
26 | 电子属性 | electronic attributes | 必选 | 容器型 | -- |
27 | 数字对象标识 | electronic file identifier | 必选 | 简单型 | 字符型 |
28 | 件内顺序号 | file sequence number | 必选 | 简单型 | 数值型 |
29 | 计算机文件名 | computer file name | 必选 | 简单型 | 字符型 |
30 | 格式信息 | format information | 必选 | 简单型 | 字符型 |
31 | 计算机文件大小 | computer file size | 必选 | 简单型 | 字符型 |
32 | 文件摘要码 | digest | 必选 | 简单型 | 字符型 |
33 | 处理过程信息 | disposal process information | 必选 | 容器型 | -- |
34 | 处理类型 | disposal type | 必选 | 简单型 | 字符型 |
35 | 处理者 | disposal actor | 必选 | 简单型 | 字符型 |
36 | 处理部门 | disposal department | 必选 | 简单型 | 字符型 |
37 | 处理时间 | disposal time | 必选 | 简单型 | 日期时间型 |
38 | 处理结果 | disposal result | 必选 | 简单型 | 字符型 |
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