常德市电子档案长期保存规范

第一章 总 则

第一条 为实现电子档案的长期保存，使电子档案能够保持长期的真实、完整、可用和安全，按照国家有关法律法规，制定本规范。

第二条 本办法所称电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

本规范所称长期保存是用一种可靠的、科学合理的方式长期维护电子档案的真实、完整、可用、安全的行为。

第三条 接收进馆用于长期保存的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用。

第四条 涉密电子档案的保存应当符合国家有关保密安全的要求，采取有效的技术手段和管理措施，确保电子档案的信息安全。

第五条 各级档案行政管理部门负责对电子档案长期保存工作的监督和指导。各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案长期保存职责。

第六条 各级国家综合档案馆应当明确专门机构，具体负责本馆电子档案的长期保存工作。鼓励档案馆设立专门的电子档案保存机构，对于和实体档案保管共用一套班子的档案馆，要求明确其电子档案保存的职责。

第七条 各级国家综合档案馆应当制定适合于本馆电子档案长期保存的各项制度和策略，从目标、管理、技术、安全等各个方面对本馆电子档案长期保存工作进行宏观规划、组织和控制。

第八条 各级国家综合档案馆应当配备必要的计算机专业技术人员，负责电子档案长期保存技术策略的贯彻，并针对具体的技术措施开展研究工作。对于委托第三方机构对本馆电子档案进行技术管理的，应当对第三方机构的专业技术能力进行评估，并符合国家有关安全保密的要求。

第二章 电子档案长期保存管理要求

第九条 电子档案保存机构具体负责电子档案长期保存过程中的各项管理工作，包括但不限于入库、存储、备份、恢复、组盘、检测、转换、迁移、提取等工作。

第十条 保存机构首先必须制定电子档案长期保存政策，为有效实施电子档案长期保存工作提供依据。保存政策的内容包括组织、人员、法律、权益、风险、措施等各个方面，根据需要还可以涉及馆际合作、知识产权、质量管理和审计监督等内容。

第十一条 保存机构应制定电子档案长期保存的各项策略并对其进行管理，包括长期保存格式登记和选择、数据检测指标及周期、数据存储方式及规则、存储空间预警机制、数据备份恢复机制、数据访问授权机制等方面。

第十二条 保存机构应不断加强电子档案长期保存安全管理工作，切实落实安全管理责任制，不断健全电子档案长期保存安全管理的体制机制、制度标准、技术方法。各级档案行政管理部门应加强对保存机构安全管理工作的监督、指导。

第十三条 保存机构必须建立独立的长期保存库对电子档案进行妥善保存，保存库应当和管理库、利用库物理分开，进入保存库的电子档案应当按照相关规范的要求将其转换成适合长期保存的文件格式。

第十四条 保存机构应当建立并维护电子档案长期保存信息库，对各类电子文件的长期保存格式、适合长期保存的存储载体、适合长期保存的软硬件环境进行登记并跟踪管理，发现异常情况，及时启动格式转换或文件迁移操作。

第十五条 保存机构应当定期对电子档案执行检测操作，对于不同重要级别的电子档案以及不同类型的电子文件应当规定不同的检测频度，保证至少每年对保存库全部电子档案检测一次。如果采取抽样检测的方法，抽样规则必须符合相关规定。

第十六条 保存机构应当确保任何人只有在授权的情况下才能访问保存库中的数据，对保存库执行相关业务操作必须经过严格的审批程序，经相关负责人批准之后才能操作，并对操作过程记录详细的日志，便于日后审计跟踪。

第三章 电子档案长期保存系统建设

第十七条 保存机构应当完成电子档案长期保存相关系统建设，包括信息化基础设施建设、保存环境建设、应用系统建设和保障体系建设等方面。

第十八条 为了实现电子档案的长期保存，保存机构应当配备完善的信息化基础设施：

（一）计算机机房。应建立达到C类机房设计各项指标要求的独立计算机机房，配备必要的供配电、恒温恒湿、消防报警、监视控制等设施。

（二）网络安全系统。建立千兆以上的内部以太网络；保存库所在的内部网络和外部网络应当实行严密的物理隔离措施；涉密和非涉密网络系统的设计与管理应用分别满足分保和等保的要求，并采取必要的安全防护措施。

（三）主机存储备份系统。建立独立的长期保存运行环境，配备必要的主机、存储、备份系统，相关设备的配置必须符合电子档案长期保存环境规划的要求，便于将来的扩展和迁移。

（四）基础软件系统。配置必要、成熟的系统软件和工具软件，包括操作系统、数据库、中间件、封装工具、转换工具、检测工具等软件系统，鼓励采用具有自主知识产权的国产软件系统。

第十九条 保存机构应当针对不同的存储载体建立满足要求的保存环境，以实现电子档案存储载体的长期保存：

（一）磁性载体。要求有适宜的温湿度、远离外磁场、避光保存、保持清洁、科学存放等，满足DA/T 15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》相关要求。

（二）光盘。置于空气洁净的冷、干、暗的环境；相对湿度变化范围为20%-50%，温度变化范围为4-20℃；避光保存；满足DA/T 38-2021《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》相关要求。

（三）缩微品。需有适宜的温湿度且不含有害气体；选择适当的保管器具和存放位置；使用中避免污染和刮伤图像表面。

第二十条 保存机构应当开发电子档案长期保存管理系统对电子档案的长期保存进行管理，软件功能包括但不限于保存策略管理、存储环境管理、备份载体管理、元数据管理、档案入库、文件检测、格式转换、文件迁移、档案提取等。

第二十一条 保存机构在开展电子档案长期保存过程中可以参考国内外相关标准规范，比如ISO 26102《电子文件的长期保存需求》、GB/Z 23283-2009《基于文件的电子信息的长期保存》等，并结合自身的实际情况制定相应的制度和规定，为电子档案长期保存工作的开展提供制度保障。

第二十二条 保存机构应当从信息安全和实体安全（主要是指电子档案的存储载体）两个方面对电子档案的安全保存提出要求，严格执行安全保密管理制度，落实安全防护措施：

（一）电子档案存储载体的保存，应当选择有利于安全保密管理的介质和场所，配备必要的防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等安全防护措施。

（二）电子档案信息安全应当遵循分保和等保的相关规定从物理层、网络层、系统层、应用层、管理层五个层面进行综合防护。

第四章 电子档案长期保存数据管理

第二十三条 电子档案在进入长期保存库时，必须对其电子文件、元数据和信息包的“四性”（真实性、完整性、可用性和安全性）进行全面检测，严防不合格的电子档案进入长期保存库。

第二十四条 对保存库数据的备份和恢复操作只能由保存库的指定系统管理员按照相关规定执行。备份恢复的具体要求如下：

（一）按照档案数据备份管理的要求，每份档案数据将同时保存三套数据，一套在线备份，一套通过光盘异质备份，一套离线备份。

（二）对于备份的数据每年至少安排一次恢复演练，确保备份数据可以正确恢复。

（三）对于存放备份数据的载体要求进行异地保管，有条件的保存机构可以建立同城或者异地数据容灾备份中心。

（四）对于特别重要的电子档案还可以通过制作缩微品等方式进行异质备份。

第二十五条 电子档案长期保存格式的选择应当遵循相关规定，对于文书类电子档案应当遵循DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》规定，选择符合规范要求的文件格式；对于图像类、图形类、音视频类电子档案选择主流、成熟、开放的格式。

第二十六条 当电子文件依赖的系统环境发生变化时或者新的长期保存格式出现时，应当对电子文件进行格式转换。转换完成后，采用新格式替代老格式，保留原始格式，必要时，可对原始格式和新格式执行重新封装操作。

第二十七条 当新的适合长期保存的存储载体出现或者软硬件环境发生重大变化时，应当对电子档案执行迁移操作。迁移前、迁移后需要做好备份工作；迁移前先要进行测试并且制定应急预案，以防迁移过程中出现意外情况。

第二十八条 除了格式转换、数据迁移等操作之外一般情况下只能对保存库中的数据执行只读操作，不允许任何形式的修改、删除操作。如果需要对保存库中的数据执行修改、删除等操作，必须先将保存库数据提取至管理库，才能在权限允许的情况下执行上述操作。

第二十九条 电子档案长期保存技术方案的选择应当从技术的可行性、可持续性、实用性和合理性等方面综合考虑。常见的技术方案包括更新、迁移、仿真、再生等，保存机构可以结合自身实际情况选择最适合自己的技术方案。

第五章 附  则

第三十条  本办法由中共常德市委办公室负责解释。

第三十一条  本办法自发布之日起施行。