常德市电子公文目录数据库结构与著录规则

1 范围

本标准规定了常德市电子公文目录数据库结构与著录规则等内容。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是标注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T 1-2000  档案工作基本术语

DA/T 13-1994  档号编制规则

DA/T 18-1999  档案著录规则

DA/T 22-2015  归档文件整理规则

DA/T 46-2009  文书类电子文件元数据方案

3 术语与定义

3.1 目录数据库

将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。

3.2 数据字段

目录数据库中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。

3.3 字段名

标识数据字段名称的一组符号。

3.4 字段类型

各数据字段对应内容的数据类型。

3.5 字段长度

数据字段中可存放数据的最大字节数。

4 电子公文目录数据库结构要求

电子公文目录数据库结构要求见表1。

表1 电子公文目录数据库结构要求

5 电子公文目录著录规则

5.1 公文标识

电子公文的唯一标识，以区别于其他公文。公文标识的值应遵循GB/T 33477-2016的要求。公文标识的值从协同办公平台采集。 

5.2 文种

公文的种类，包括决议、决定、命令等类型，具体种类参见GB/T 33480—2016附录A的表A.1。文种的值从协同办公平台采集。

5.3 份号

公文印制份数的顺序号，用6位数字表示，如000001。份号的值从协同办公平台采集。

5.4 密级和保密期限

公文的秘密等级和保密的期限。密级可取值为绝密、机密、秘密或无；保密期限可取值为时长（年、月、日或“长期”），或解密条件的描述。密级在前，保密期限在后；中间添加分隔符的，应使用★。如：机密20年；秘密★6个月。密级和保密期限的值从协同办公平台采集。

5.5 紧急程度

对公文送达和办理的时限要求。公文的紧急程度取值为特急、加急和无。紧急程度的值从协同办公平台采集。

5.6 发文机关标志

发文机关全称或规范性简称，每个机关名称的长度原则上不超过50个字。发文机关标志的值从协同办公平台采集。

5.7 发文字号

由发文机关代字、年份和发文顺序号组成，其中年份由4位阿拉伯数字组成，用六角括号括入，发文顺序号应为正整数。如XXXX发〔2021〕3号。发文字号的值从协同办公平台采集。

5.8 签发人

签发公文人员的姓名，签发人的值从协同办公平台采集。

5.9 标题

对公文主要内容的概括，一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题的值从协同办公平台采集。

5.10 主送机关

公文的主要受理机关。应使用主送机关的全称或规范化简称或者同类型机关的统称。主送机关的值从协同办公平台采集。

5.11 附件说明

公文附件的顺序号和名称。附件说明的值从协同办公平台采集。

5.12 发文机关或签发人署名

发文机关的全称或规范化简称，或是签发人姓名。发文机关的署名应与发文机关标志、标题中的发文机关名称一致。发文机关或签发人署名的值从协同办公平台采集。

5.13 成文日期

会议通过或发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全。如2021年10月8日。成文日期的值从协同办公平台采集。

5.14 附注

公文印发传达范围等需要说明的事项。附注的值从协同办公平台采集。

5.15 抄送机关

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应使用机关全称或规范化简称或者同类型机关的统称。抄送机关的值从协同办公平台采集。

5.16 印发机关

公文的送印机关，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门。印发机关的值从协同办公平台采集。

5.17 印发日期

公文的送印日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全。如2021年10月8日。印发日期的值从协同办公平台采集。

5.18 发布层次

公文允许传达的范围，如公开发布、特定范围等。发布层次的值从协同办公平台采集。

5.19 档号

由全宗号、年度、保管期限、机构(问题)代码、件号组成，档号结构如下：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题) 代码-件号 。上、下位代码之间用“-”连 接。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。在归档时形成。

5.20 全宗号

全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。全宗号用四位阿拉伯数字标识,其中第一位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性,后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。在归档时形成。

5.21 年度

按照DA/T 22—2015整理的档案，年度指电子公文形成年度。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如:“2020”表示 2020 年。在归档时形成。

5.22 保管期限

对电子公文划定的留存年限，包括永久、30、10，分别以“Y”、“D30”、“D10”标识。在归档时形成。

5.23 机构或问题

机构或问题指作为分类方案类目的组织机构或问题名。例如,按机构分类的可用“办公室”、“人事科”等;按问题分类的可采用“党务类”、“人事类”等。机构或问题名称不超过五个汉字。名称过长的,采用通用简称,例如“社会综合治理办公室”采用“综治办”。机构(问题)代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。在归档时形成。

5.24 件号

归档电子公文在分类方案最低一级类目内的排列顺序号。用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”。在归档时形成。

5.25 电子全文数

每件电子公文中包含的电子全文的数量，在归档时形成。

5.26 电子属性

电子公文作为计算机文件所具有的一组特征，容器型元数据，不需要著录。

5.27 数字对象标识

一份电子档案中每个文件的编号，从系统自动获取并赋值。

5.28 件内顺序号

一份电子档案中每个文件的排列顺序号，按照每个文件的排序自动赋值，件内顺序号用两位阿拉伯数字标识，如01。

5.29 计算机文件名

按照“档号”+“-”+“XX”（XX指两位件内顺序号）的方式命名，例如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。

5.30 格式信息

描述电子文件的格式信息，如OFD、PDF、JPG等，从系统中自动获取并赋值。

5.31 计算机文件大小

计算机文件的字节数，如509KB。

5.32 文件摘要码

采用SM3摘要算法对每个数字对象生成一个文件摘要码，用于保障电子公文的原始性和真实性。

5.33 处理过程信息

记录电子公文形成、处理、归档等业务行为的信息，容器型元数据，不需要著录。

5.34 处理类型

电子公文形成、处理、归档等具体的业务行为，如形成、审批等，归档前处理类型信息从协同办公平台获取，归档过程中自动生成。

5.35 处理者

电子公文形成、处理、归档等业务行为处理者信息，归档前处理者信息从协同办公平台获取，归档过程中自动生成。

5.36 处理部门

电子公文形成、处理、归档等业务行为处理部门信息，归档前处理部门信息从协同办公平台获取，归档过程中自动生成。

5.37 处理时间

电子公文形成、处理、归档等业务行为处理时间，归档前处理时间信息从协同办公平台获取，归档过程中自动生成。处理时间采用日期+时间的方式，如2020-04-09 10:36:18。

5.38 处理结果

电子公文形成、处理、归档等业务行为处理结果信息，归档前处理结果信息从协同办公平台获取，归档过程中自动生成。